Se lavori per una grande azienda o per un ente “in vista” potresti trovarti di fronte ad una situazione imprevista e alquanto spinosa: l’arrivo di una troupe televisiva che vuole intervistarti o fare delle riprese all’interno del tuo luogo di lavoro. A volte, infatti, i giornalisti evitano i canali ufficiali, come l’ufficio stampa, per ottenere delle informazioni più dirette rispetto alla linea adottata dall’azienda.
Queste incursioni spesso ci prendono alla sprovvista e capita non di rado che i dipendenti reagiscano in malo modo, spinti magari dall’emotività del momento che non fa pensare alle conseguenze di queste azioni per la reputazione dell’azienda o dell’ente per cui si lavora.
Vediamo qualche semplice consiglio di media training che ti potrà aiutare a gestire queste situazioni.
Mostrati disponibile
La prima cosa da fare è mantenere la calma. I giornalisti hanno tutto il diritto di chiedere informazioni, fare domande, ecc., ma siamo noi a decidere se accettare o meno l’intervista o se rilasciare delle dichiarazioni. Non bisogna mostrarsi irritati, rispondere con aggressività, mettere in atto comportamenti ostili (come l’oscuramento della telecamera con la mano o spingere il giornalista), ma accogliere la richiesta di intervista con serenità, fornendo eventualmente indicazioni sulle modalità con cui la vostra azienda si interfaccia con i media. Personalmente eviterei anche di rispondere “no comment” (qui ti spiego il perché).
Avverti l’ufficio stampa / comunicazione
Non appena possibile, è indispensabile avvertire chi nel nostro ufficio è deputato ad avere rapporti con gli organi dell’informazione: l’ufficio stampa e il portavoce sono le figure più adatte da contattare, ma va bene informare anche l’ufficio comunicazione o l’ufficio relazioni esterne, in base a come è organizzata l’azienda per cui lavoriamo.
Avvisare i colleghi che si occupano di comunicazione è fondamentale: oltre ad essere deputate a questo compito, sono persone competenti in materia, che conoscono la strategia dell’azienda, il panorama mediatico, i linguaggi e le modalità di comunicazione, ecc. e possono gestire al meglio la situazione. Potrebbero, per esempio, concordare modalità di intervista più adeguate, sapere cosa è opportuno dichiarare e cosa no, individuare la persona più adatta a svolgere l’intervista, e così via.
Le aziende più strutturate oggi realizzano anche dei percorsi di media training per i dipendenti e quasi tutte adottano almeno delle linee guida o delle policy di comunicazione specifiche che spiegano la prassi da seguire quando si viene contattati dai giornalisti o dai media più in generale. Conoscerle è molto importante, anche per evitare di incorrere in sanzioni disciplinari.
Fai attenzione a tutto quello che dici (anche off the record)
Un’altra cosa importante a cui prestare attenzione è il fatto che i giornalisti potrebbero già effettuare delle riprese, magari anche attraverso telecamere nascoste. Per questo è bene sempre evitare di fornire informazioni off the record nella convinzione che il giornalista sia in buona fede, rimandando l’intervista ad un secondo momento, in base alle modalità accettate e concordate con l’azienda.
Se proprio non si può fare a meno di rispondere, meglio limitarsi a condividere informazioni che sono già pubbliche o accessibili a tutti, come per esempio quelle contenute nel sito web aziendale o già diffuse dall’azienda sui social.
