Una delle questioni che ogni addetto stampa prima o poi si trova ad affrontare, in particolar modo dopo aver scritto un comunicato stampa, è decidere in che formato inviarlo ai media. I formati più utilizzati sono il DOC e il PDF, oltre all’utilizzo del corpo della mail come contenitore per il comunicato stesso. Vediamo quali sono i vantaggi e gli svantaggi dei vari formati e a quali accorgimenti prestare attenzione per non vanificare il lavoro svolto e raggiungere con efficacia i destinatari.
I comunicati stampa in formato DOC
Il DOC (o DOCX) è uno dei formati di file più diffusi al mondo e molti comunicati stampa vengono inviati utilizzando questa estensione. Tra i vantaggi di inviare il file DOC vi sono l’utilizzo di un formato molto comune e condiviso dalla maggior parte dei giornalisti e la sicurezza che il testo possa essere copiato e modificato senza difficoltà. Occhio però all’impaginazione: la visualizzazione di un documento con estensione DOC non è uguale per tutti. Potrebbe accadere, per esempio, che l’addetto stampa utilizzi un carattere particolare che, se non incorporato durante le opzioni di salvataggio, non venga visualizzato nel computer del destinatario in quanto non preinstallato nel sistema operativo. Oppure le immagini, se non opportunamente ancorate, potrebbero risultare sfalsate, fuori riga, ecc.
I comunicati stampa in formato PDF
Il formato PDF è quello che utilizza la maggior parte degli uffici stampa con cui sono entrato in contatto. Si tratta di un formato che permette ai comunicati stampa di avere una visualizzazione “bloccata”, nel senso che un PDF, a prescindere dal computer o dal device che si utilizza, viene visualizzato allo stesso identico modo. Dobbiamo prestare la massima attenzione, però, a due aspetti. Il primo riguarda la creazione di un file in cui il testo sia selezionabile. Questo per permettere ai giornalisti di utilizzare parti del comunicato attraverso il copia e incolla, senza bisogno di ricopiare intere parti del documento parola per parola. Il secondo riguarda le dimensioni del file: se un PDF viene generato correttamente, le dimensioni di un comunicato stampa difficilmente superano il Megabyte, mentre salgono decisamente quando il PDF viene generato come immagine o scansione della pubblicazione.
I comunicati stampa nel corpo della mail
I comunicati stampa possono essere inviati anche nel corpo della mail, con il vantaggio di arrivare ai destinatari in maniera più diretta e senza la necessità di scaricare allegati pesanti. Anche in questo caso, però, bisogna fare attenzione all’impaginazione (è possibile utilizzare, per esempio, dei template in HTML, un po’ come si fa con le newsletter, per cercare di rendere la visualizzazione della mail-comunicato uguale per tutti).
Il formato migliore per i comunicati stampa con link
Se – come spero tu stia facendo – devi inviare un comunicato stampa web, ovvero arricchito di elementi multimediali che forniscono materiali aggiuntivi ai giornalisti, eviterei sicuramente di utilizzare il DOC. I link, infatti, sono meno immediati rispetto ai file PDF o ai testi inseriti all’interno della mail. Se si utilizza Microsoft Word, per esempio, i giornalisti potranno seguirli solo cliccando contemporaneamente il tasto CTRL + il testo del link, mentre nei PDF e nel testo della mail basta semplicemente cliccare sopra il collegamento ipertestuale. Un opzione utile potrebbe essere quella di mandare un semplice avviso via mail dell’avvenuta pubblicazione con un link che rimandi ad una pagina web – comunicato disponibile sul sito ufficiale dell’ente, in modo da avere più margini di personalizzazione a livello multimediale.
