Una delle attività principali di un ufficio stampa è quello di preparare la rassegna stampa. Si tratta di un report che raccoglie una selezione di articoli che sono stati scritti e pubblicati in merito ad un determinato argomento, un personaggio, un prodotto, un’azienda, in un certo periodo di tempo, che in genere corrisponde al giorno precedente. Ma come si fa una rassegna stampa? Quali accorgimenti occorre tenere presenti?
La selezione degli articoli
Per realizzare una rassegna stampa “tradizionale” (cioè quella che considera solamente le testate giornalistiche cartacee) occorre procurarsi innanzitutto i quotidiani e i periodici del periodo di riferimento. Un tempo l’addetto stampa sfogliava manualmente tutti i giornali e selezionava gli articoli in cui si parlava dell’argomento, del personaggio, del prodotto o dell’azienda per cui lavorava. Spesso poi si procedeva proprio al ritaglio fisico (con le forbici) degli articoli che venivano raccolti e reassemblati (spesso con la colla!). Oggi gli addetti stampa utilizzano le versioni digitali di quotidiani e periodici che permettono di effettuare ricerche testuali sulla base di determinate parole chiavi. Se ad esempio stiamo preparando la rassegna stampa per un produttore di vini, inseriremo alcune parole chiavi come “vendemmia”, “vino”, “uva”, le principali varietà di vini, il brand del produttore e così via.
L’ordinamento degli articoli
Non tutti gli articoli vanno inseriti all’interno della rassegna stampa e anche quelli selezionati non vanno inseriti secondo un ordine casuale. Esistono diversi criteri con cui possono essere ordinati gli articoli. Quelli più usati sono:
- l’ordinamento per importanza della notizia
- l’ordinamento per importanza della testata
- l’ordinamento per argomento
- l’ordinamento per criticità
Preparazione per la pubblicazione
Una volta selezionati e ordinati gli articoli, la rassegna stampa va impaginata e preparata per la pubblicazione che può essere destinata ai vertici aziendali oppure messa a disposizione dei colleghi, ad esempio tramite pubblicazione sulla intranet aziendale. Se la rassegna stampa è cartacea, è importante preparare anche un indice e una copertina. Nel caso di grandi organizzazione, infine, l’addetto stampa può anche realizzare diverse rassegne stampa, destinate ai vari vertici, con dei focus su argomenti più specifici per ogni settore.
La verifica degli articoli
Una volta pubblicata o spedita la rassegna stampa agli organi interni competenti, l’addetto stampa ha il compito di verificare le informazioni presenti negli articoli, per accertarsi che i dati riportati dal giornalista siano corretti. Nel caso venisse riscontrato un errore rilevante, si valuta la possibilità di scrivere una rettifica.
