Quante volte ti sei chiesto come scrivere una lettera formale in modo corretto o sei andato alla ricerca di lettere formali già fatte? Spesso, infatti, capita di dover comunicare con persone o istituzioni importanti ed avere necessità di scrivere una lettera formale ad un’azienda, al sindaco, al Comune, ad un professore, al dirigente scolastico e così via. Se non sei avvezzo con la scrittura professionale, il rischio di fare qualche figuraccia è sempre dietro l’angolo. Per questo ho pensato di aiutarti realizzando una piccola guida, con diversi esempi e alcune semplici regole da seguire per scrivere correttamente una lettera formale.
Come scrivere una lettera formale in italiano: il formato e il registro
Come impostare una lettera? Innanzitutto, a differenza della lettera informale, la lettera formale non va scritta assolutamente a mano, altrimenti perderà il suo carattere di formalità. Lo standard utilizzato è il foglio comune A4 e il carattere Times New Roman in misura 12, anche se possono essere utilizzati altri font come Arial, Verdana, Tahoma, Calibri. L’importante è non utilizzare caratteri troppo giocosi, come ad esempio il Comic Sans, perché questo farebbe perdere credibilità al messaggio.
Per quanto riguarda il registro linguistico, è obbligatorio l’uso del “lei”, ovvero della terza persona singolare. Non puoi, infatti, dare del “tu” se ti vuoi mantenere nell’ambito della formalità.
Struttura della lettera formale: l’intestazione
Come iniziare una lettera formale? La struttura di una lettera formale prevede la presenza del mittente in alto a sinistra, spesso accompagnato da un logo nel caso sia un ente a scrivere, e del destinatario in alto a destra, in una posizione leggermente più bassa rispetto al mittente. Quasi sempre però il mittente viene scritto solo alla fine della lettera, sotto la firma, insieme ai recapiti.
Se indirizzi la lettera ad un ente o ad un’azienda, puoi utilizzare questa formula per indicare il destinatario:
Spett.le Nome Ente
Via xxx, n. x
Città
Se invece conosci il nome specifico della persona destinataria della lettera, puoi esordire anche in quest’altra maniera:
All’attenzione del dott. Nome Cognome,
Nome azienda
via xxx, n. x
Città
Struttura della lettera formale: oggetto e formule di apertura
Nelle lettere formali, spesso è prevista la presenza di un oggetto, proprio come nelle mail: la sua funzione è, infatti, quella di riassumere in un unica riga il contenuto della lettera oppure l’argomento principale. Questo elemento, tuttavia, non è sempre obbligatorio.
Immediatamente sotto l’oggetto è prevista poi una formula di apertura, del tipo:
Gentile dott. Nome e Cognome
Egregio sig. Nome e Cognome
Chiar.mo professor Nome e Cognome
Preg.mo Nome e Cognome
Oppure, nel caso di enti o aziende, si possono utilizzare formule che introducono direttamente l’argomento (ad esempio: “In riferimento a…”).
Il corpo della lettera è abbastanza libero e viene utilizzato per argomentare il motivo che spinge a scrivere la lettera. È buona norma presentarsi brevemente, nel caso in cui il destinatario non ci conosca direttamente, e poi proseguire nell’esposizione.
La conclusione delle lettere formali
Una volta scritto il corpo della lettera devi avviarti verso una conclusione. Puoi utilizzare diverse formule, tra cui:
La ringrazio in anticipo per il tempo che vorrà dedicarmi
La ringrazio per la cortese attenzione
Resto in attesa di un suo cortese riscontro
Le frasi di saluto sono invece quelle classiche, tra cui:
Distinti saluti
Cordiali saluti
Colgo l’occasione per porgerle cordiali/distinti saluti
La prego di voler gradire i miei più cordiali saluti.
Ricordati di firmare (in questo caso anche a mano, se hai già scritto il tuo nome e cognome in digitale nell’intestazione) sempre mettendo prima il nome e poi il cognome.
Altri accorgimenti
Ricordati di giustificare il testo, controlla cioè che il contenuto della lettera sia allineato sia a sinistra che a destra. Ricordati anche di inserire il luogo (la città) e la data, che vanno posizionati subito prima dell’oggetto oppure a sinistra subito prima della firma (che va a destra).
