Spesso aziende, associazioni, politici, personaggi pubblici hanno necessità di organizzare una conferenza stampa per comunicare informazioni importanti ai giornalisti e agli altri gatekeeper. In questo post ti spiego come organizzare una conferenza stampa e ti rivelo alcuni suggerimenti che mi sono tornati molto utili nel corso degli ultimi anni.
I tempi
Generalmente la conferenza stampa viene organizzata alle 11 del mattino, in modo da dare il tempo ai giornalisti di scrivere gli articoli nel pomeriggio. L’invito va mandato alla media list dei giornalisti circa 5-7 giorni prima, meglio se di venerdì, per far sì che la conferenza venga inserita nelle agende settimanali degli appuntamenti delle agenzie di stampa. È importante verificare che non ci siano altre conferenze stampa concomitanti, magari più rilevanti.
Il giorno prima della conferenza deve essere fatto il recall, che consiste nel richiamare i giornalisti per ricordare l’appuntamento ed eventualmente procedere con gli accrediti se ci si aspettano numerose presenze. L’orario migliore per il recall è intorno alle 18, quando le agenzie predispongono la scaletta delle conferenze stampa che seguiranno l’indomani.
Gli accrediti stampa
Predisponi una tabella dove registrare i giornalisti che parteciperanno alla conferenza, prevedendo degli spazi dove inserire anche i loro contatti (recapiti telefonici, email, testata giornalistica per cui scrivono). Si tratta di contatti preziosi che potrebbero tornare utili in un secondo momento.
Dove organizzare una conferenza stampa
Se non si ha a disposizione una sede propria, sarebbe auspicabile realizzare la conferenza stampa in un posto centrale o facilmente raggiungibile. È opportuno fare un sopralluogo preventivo per verificare che tutto funzioni a dovere: microfoni, video proiettori, capienza della sala, tavolo dei relatori con relativi cavalieri, e così via. Occorre prevedere, inoltre, degli spazi da riservare alle interviste, specie per quelle televisive, con uno sfondo appropriato.
I contenuti
Durante la conferenza stampa (che non dura quasi mai più di un’ora) intervengono da due a cinque relatori (meglio se sono i vertici dell’azienda) introdotti da un moderatore. Al termine, viene data ai giornalisti la possibilità di fare delle domande. Considerato che il press kit gli sarà spedito comunque via mail, infatti, spesso i giornalisti vanno alle conferenze stampa per avere dichiarazioni esclusive, fare domande, avere una notizia ‘di prima mano’, ecc.
Se vengono proiettate delle slide sarebbe opportuno inserirne una copia nella cartella stampa, che dovrà contenere il comunicato stampa, una presentazione dell’azienda, materiale promozionale, schede di riepilogo o esplicative, un blocco o dei fogli ed una penna per prendere appunti. Alla cartella può essere allegata anche una chiavetta USB, contenente materiali multimediali, come i video, che i giornalisti possono utilizzare per confezionare la notizia.
Lancia un hashtag
Se l’evento è abbastanza rilevante, puoi lanciare un hashtag ufficiale, in modo da coinvolgere maggiormente sia le persone presenti sia quelle che seguono l’evento tramite internet. Questo, inoltre, ti aiuterà nel monitoraggio delle discussioni online e ti permetterà di raccogliere meglio i principali feedback degli utenti.
La diretta streaming
Per raggiungere anche i giornalisti che non riescono a partecipare fisicamente alla conferenza stampa è utile predisporre una diretta streaming, sfruttando i canali digitali dell’organizzazione. In questo modo non solo darai la possibilità ai giornalisti di seguire la conferenza mentre stanno lavorando in redazione al desk, ma permetterai a chiunque di seguire l’evento, aumentando potenzialmente la platea dei gatekeeper.
Realizza tu le interviste!
Sempre per cercare di fornire il massimo supporto al lavoro del giornalista e avere più probabilità di diffondere una notizia, l’addetto stampa può raccogliere direttamente le dichiarazioni dei vertici dell’organizzazione, confezionando brevi clip di buona qualità. Queste possono essere inviate a giornalisti, blogger e influencer ma anche essere caricate sul sito.
Quanto costa organizzare una conferenza stampa?
In molti mi hanno chiesto quanto costa organizzare una conferenza stampa. In realtà non c’è una sola risposta a questa domanda, ma dipende dalle risorse che si hanno a disposizione. Una conferenza si può fare veramente con pochi soldi (parliamo delle più semplici e circoscritte) oppure realizzare veri e propri eventi (vedi i lanci di nuovi prodotti Apple).
Oltre a conoscere come organizzare una conferenza stampa, è opportuno sapere quando organizzarla… Ma questo è un altro post! Stay tuned!
