Se hai la necessità di comunicare una notizia ai media, molto probabilmente dovrai ricorrere ad un comunicato stampa. Abbiamo già parlato delle modalità di scrittura di un testo per la stampa, facendo particolare attenzione alle regole da seguire sul web. Ma una volta scritto, come inviare un comunicato stampa? Ecco alcuni semplici consigli per inviare un comunicato stampa e comunicare ai giornalisti la tua notizia.

Come inviare un comunicato stampa: il mezzo

Scordati l’invio tramite fax. Poche redazioni utilizzano ancora questo mezzo. Meglio la mail, che consente di mandare i comunicati in formato digitale, pronti per il copia e incolla :) . A questo proposito ricordati di non inviare i file in formato immagine, ma di utilizzare un formato come word o pdf con testo selezionabile, per agevolare il lavoro dei giornalisti che, credimi, non hanno certo voglia di riscriversi il tuo comunicato.

I destinatari del comunicato stampa

Non inviare la mail a migliaia di indirizzi: il rischio è quello di finire nella casella antispam e non essere letto. Seleziona, invece, gli indirizzi in base ad alcuni criteri, come la redazione di appartenenza (cronaca, politica, economia, sport, ecc.) o la sensibilità di qualche giornalista verso determinate tematiche. Personalmente preferisco inviare i comunicati in copia per conoscenza nascosta (ccn), in modo da nascondere l’elenco dei giornalisti destinatari del messaggio.

L’oggetto

L’oggetto della mail deve catturare subito l’attenzione e far capire immediatamente al giornalista di cosa si tratta. Non limitarti a scrivere un generico “comunicato stampa”, ma anticipa già l’argomento o, meglio, il titolo del tuo comunicato, mettendo magari in evidenza qualche informazione che stimoli la curiosità.

Il corpo

All’interno della mail è buona prassi inserire il comunicato in modalità testuale, questo perché ormai molti giornalisti leggono le mail in mobilità e spesso non si ha tempo e voglia di scaricare gli allegati. In basso, poi, non dovrebbe mai mancare la tua firma con tutti i recapiti (nome, cognome, azienda, telefono, mail, sito) in modo da essere immediatamente contattabili dai giornalisti che desiderano chiarimenti o vogliono approfondire l’argomento.

Gli allegati

Come inviare un comunicato stampa correttamente se c’è la necessità di allegare anche dei file? Innanzitutto ti consiglio di non abusare degli allegati. In caso, se necessario, è meglio appoggiarsi su un sito internet, possibilmente all’interno di un’apposita sezione dedicata ai giornalisti, dove poter caricare tutto il materiale di supporto (comunicato, foto, approfondimenti…). Molti giornalisti ricevono tantissime mail nel corso della giornata e in genere non gradiscono mail che superano i 2-3 Megabyte.

I feedback

Non tutte le mail arrivano a destinazione. Il server potrebbe infatti respingerle per diversi motivi (file allegati troppo grandi, cassetta postale del destinatario piena, indirizzo sbagliato, e così via). Sarebbe quindi opportuno controllare i messaggi di ritorno subito dopo aver inviato il comunicato e procedere successivamente al recall dei giornalisti per accertarsi dell’avvenuta ricezione e catturare la loro attenzione.