mercoledì 21 Ottobre 2020
Come inviare un comunicato stampa

Come inviare un comunicato stampa

Se hai la necessità di comunicare una notizia ai media, molto probabilmente dovrai ricorrere ad un comunicato stampa. Abbiamo già parlato delle modalità di scrittura di un testo per la stampa, facendo particolare attenzione alle regole da seguire sul web. Ma una volta scritto, come inviare un comunicato stampa? Ecco alcuni semplici consigli per inviare un comunicato stampa e comunicare ai giornalisti la tua notizia.

Come inviare un comunicato stampa: il mezzo

Scordati l’invio tramite fax. Poche redazioni utilizzano ancora questo mezzo. Meglio la mail, che consente di mandare i comunicati in formato digitale, pronti per il copia e incolla :) . A questo proposito ricordati di non inviare i file in formato immagine, ma di utilizzare un formato come word o pdf con testo selezionabile, per agevolare il lavoro dei giornalisti che, credimi, non hanno certo voglia di riscriversi il tuo comunicato.

I destinatari del comunicato stampa

Non inviare la mail a migliaia di indirizzi: il rischio è quello di finire nella casella antispam e non essere letto. Seleziona, invece, gli indirizzi in base ad alcuni criteri, come la redazione di appartenenza (cronaca, politica, economia, sport, ecc.) o la sensibilità di qualche giornalista verso determinate tematiche. Personalmente preferisco inviare i comunicati in copia per conoscenza nascosta (ccn), in modo da nascondere l’elenco dei giornalisti destinatari del messaggio.

L’oggetto

L’oggetto della mail deve catturare subito l’attenzione e far capire immediatamente al giornalista di cosa si tratta. Non limitarti a scrivere un generico “comunicato stampa”, ma anticipa già l’argomento o, meglio, il titolo del tuo comunicato, mettendo magari in evidenza qualche informazione che stimoli la curiosità.

Il corpo

All’interno della mail è buona prassi inserire il comunicato in modalità testuale, questo perché ormai molti giornalisti leggono le mail in mobilità e spesso non si ha tempo e voglia di scaricare gli allegati. In basso, poi, non dovrebbe mai mancare la tua firma con tutti i recapiti (nome, cognome, azienda, telefono, mail, sito) in modo da essere immediatamente contattabili dai giornalisti che desiderano chiarimenti o vogliono approfondire l’argomento.

Gli allegati

Come inviare un comunicato stampa correttamente se c’è la necessità di allegare anche dei file? Innanzitutto ti consiglio di non abusare degli allegati. In caso, se necessario, è meglio appoggiarsi su un sito internet, possibilmente all’interno di un’apposita sezione dedicata ai giornalisti, dove poter caricare tutto il materiale di supporto (comunicato, foto, approfondimenti…). Molti giornalisti ricevono tantissime mail nel corso della giornata e in genere non gradiscono mail che superano i 2-3 Megabyte.

I feedback

Non tutte le mail arrivano a destinazione. Il server potrebbe infatti respingerle per diversi motivi (file allegati troppo grandi, cassetta postale del destinatario piena, indirizzo sbagliato, e così via). Sarebbe quindi opportuno controllare i messaggi di ritorno subito dopo aver inviato il comunicato e procedere successivamente al recall dei giornalisti per accertarsi dell’avvenuta ricezione e catturare la loro attenzione.

Informazioni su Fabio Brocceri

Mi chiamo Fabio Brocceri e sono un giornalista, addetto stampa ed esperto in comunicazione. Ho 34 anni, vivo a Roma e lavoro come comunicatore pubblico: aiuto, cioè, le Amministrazioni a dialogare meglio con i media e con i cittadini. Svolgo anche attività di docenza e nel tempo libero bloggo su FabioBrocceri.it.

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7 commenti

  1. Buongiorno Fabio,

    Il tuo articolo mi sembra ricco di ottimi consigli.
    Io, però avrei una domanda, solitamente, se il comunicato stampa suscita l’interesse del giornalista, quali sono i tempi di attesa prima che venga pubblicato o prima di essere ricontattati in caso di maggiori chiarimenti?
    Se si parla del lancio di un nuovo progetto l’invio durante il periodo estivo, potrebbe risultare penalizzante?
    Grazie!
    Eleonora

    • I tempi di pubblicazione non dipendono certo dall’ufficio stampa, è il giornalista che scriverà il pezzo a decidere. Per quanto riguarda il periodo, se si tratta di una notizia “programmabile” si possono scegliere sicuramente momenti più opportuni per inviare il comunicato stampa. Il sabato, per esempio, è una giornata generalmente più accessibile in cui non c’è quel flusso di notizie che normalmente c’è dal lunedì al venerdì… e i giornali devono essere riempiti comunque… ;)

  2. Ciao Fabio

    Ottimo articolo, ma se volessi contattare dei giornalisti o Tv per una notizia chi devo contattare?
    Dove trovo i contatti?

    Ciao Gian

    • Ci sono diverse società che raccolgono tutti i contatti delle varie redazioni, mi viene in mente ad esempio l’Agenda del giornalista o a Medias Data Bank. Questo però ha un costo. In alternativa, è possibile cercare i numeri di telefono delle redazioni su internet e farsi passare la redazione più indicata (cronaca, politica, economia, sport, ecc.). ;)

  3. Buongiorno Fabio, noto che nel tuo prezioso blog ricco di notizie menzioni alcuni servizi a supporto dell’attivita’ di ufficio stampa (banche dati giornalistiche) ma non citi il nostro, poco male, forse non sei mai capitato nel nostro sito http://www.mediaddress.it ma ti consiglio di dargli un’occhiata. La nostra banca dati dei media e giornalisti italiani e esteri ha inseriti oltre 6200 media e 36.000 nominativi di giornalisti, suddivisi e ricercabili per argomenti, ruoli, tipologia di media, area, zona geografica. E’ l’unico servizio che permette di incrociare molteplici parametri per ottenere mailing list mirate, pronte per gli invii di comunicati, per l’esportazione, per la stampa, per la personalizzazione. Se vuoi ti attivo senza impegno una password di prova.
    Grazie per la tua cortese attenzione
    Regina de Paoli
    giornalista
    responsabile comunicazione mediadata srl – milano

  4. Marino Caserta

    Buongiorno, vorrei chiedere se esiste una regola a questo proposito: si può dare la priorità ai giornalisti inviando il comunicato stampa prima che venga pubblicato nel sito web istituzionale, oppure la notizia va assolutamente pubblicata prima nel sito istituzionale?
    Grazie
    Marino Caserta

    • Ciao Marino,
      non esiste una regola sempre valida. Dipende dai contesti, dalle relazioni che si hanno con i giornalisti, dall’opportunità. Occorre valutare di volta in volta. Certo è che l’obiettivo di un ufficio stampa è quello di dare massima diffusione alla notizia, per cui se – per esempio – un giornalista vuole scriverci un pezzo sull’home page di Repubblica.it è chiaro che l’addetto stampa cercherà di “coccolare” quel giornalista fornendogli tutto il supporto necessario.

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