Forse non tutti sanno che il celebre programma Microsoft Outlook, che si utilizza per inviare e ricevere le email, è dotato di molte funzioni, tra cui quella del calendario delle attività, che permette di organizzare la propria agenda degli appuntamenti o delle cose da fare.
Oltre ad utilizzarli per pianificare le riunioni, da qualche tempo ho iniziato a sfruttare i calendari messi a disposizione dai programmi di gestione della posta elettronica, come Outlook o Gmail, per programmare i post da pubblicare sui social, come un vero e proprio calendario editoriale. Ma facciamo un passo indietro.
Cos’è il calendario editoriale?
Il calendario editoriale è uno strumento che permette di pianificare e organizzare la pubblicazione di contenuti per siti web, blog o social media. Grazie al calendario è possibile organizzare le idee per i contenuti, definendo temi, argomenti e format; adottare una programmazione, stabilendo date e orari; mantenere una coerenza editoriale; coordinare il lavoro del team; monitorare i risultati.
Ci sono diversi modi per creare un calendario editoriale: dalla semplice tabella in un documento o in un foglio di calcolo fino ad arrivare a software dedicati. Oggi ti condividerò l’impostazione che ho trovato più utile e immediata in base alla mia esperienza.
Come creare un calendario editoriale con Outlook
Oltre a inviare e ricevere le mail, Microsoft Outlook offre delle funzionalità sorprendentemente utili per impostare e gestire un calendario editoriale in maniera pratica ed efficace. Ecco come fare.
Innanzitutto occorre creare un calendario dedicato all’interno del proprio account Outlook o di una casella di posta condivisa e condividerla con il team o gruppo di lavoro dedicato. Questo permetterà di avere un calendario ad hoc che non vada ad interferire con altri calendari come quello personale o di altri progetti.
Essendo suddiviso – in genere – per colonne, ognuna delle quale corrispondente ad una giornata lavorativa, si può impostare un’attività come se fosse un contenuto: un post social, un articolo, un evento e così via.
Ad ogni attività possiamo assegnare un colore: per fare questo è possibile utilizzare le categorie, assegnando un colore per i post, uno per gli articoli, ecc. oppure uno per ogni social.
I vantaggi del calendario editoriale realizzato con Outlook
Creare un calendario editoriale direttamente all’interno di Outlook, permette di sfruttare diversi vantaggi.
Innanzitutto l’avere a disposizione uno strumento che già molti colleghi utilizzano, senza la necessità di installare un nuovo software, attivare nuove licenze, ecc.
Per ogni attività, inoltre, si possono aggiungere molti dettagli, semplicemente cliccando sulla voce creata e inserendo note, bozze, commenti, stato di avanzamento nella preparazione e così via. Personalmente trovo molto utile la possibilità di allegare ad ogni voce una mail che risulta collegata con quell’attività, in modo da tenerne traccia e averla immediatamente a disposizione.
Si possono utilizzare le funzionalità di promemoria e notifica oppure appuntarsi in anticipo le giornale internazionali e i trend social che si ripetono più o meno periodicamente ogni anno.
Grazie alle varie modalità di visualizzazione (per giorno, settimana, mese) si può avere una panoramica, a colpo d’occhio, dei contenuti in programmazione. Senza contare che Outlook ha un’interfaccia familiare ed è accessibile tramite web, desktop e app mobile, garantendo che tutti abbiano sempre a disposizione la versione più aggiornata del calendario, riducendo così il rischio di errori o sovrapposizioni.
Inoltre, Outlook è facile da usare, permettendo, per esempio, lo spostamento delle varie voci trascinandole da un giorno all’altro o da un’orario ad un altro.
Un’ultima considerazione riguarda la possibilità di impostare permessi specifici per consentire la modifica, la visualizzazione o la gestione del calendario da parte di altri utenti.
Altre soluzioni?
In un ambiente sempre più dinamico e interconnesso, tra lavoro in presenza e da remoto, avere un calendario editoriale ben organizzato è fondamentale per il successo delle strategie di comunicazione e marketing e Outlook si presta bene a svolgere questo compito.
